整体院・整骨院がカルテ用紙で聞くべき５つの要素

前に働いていた整体院や整骨院で使っていたカルテ用紙を、独立した後もそのまま使っている・・・という先生はいませんでしょうか？

今回の記事では、治療や施術を効果的に進めるため、そして集客や経営を伸ばすために、カルテ用紙で聞くべき内容を５つにまとめました。

カルテ用紙を改善しようと思っている先生は、ぜひ参考にしてみてください！

基本の４要素

まずカルテ用紙に書いてもらいたいのは、患者さんの基本情報です。

・お名前（フルネーム/フリガナ）
・住所
・電話番号
・生年月日

「あれ、メールアドレスは聞かなくていいの？」と思った先生もいると思うのですが、いまはメールを使う人がどんどん減っています。

しかも、手書きでメールアドレスを書いてもらっても、「I（アイ）」か「１（イチ」か「l（小文字のL）」かなど、読み取ることが難しいことが多いので、カルテ用紙で聞かなくてもよいと考えております。

今はメールではなく、LINEを日常の連絡手段として使っている人が多いので、患者さんと連絡を取りたいときは、整体院・整骨院のLINE＠に登録してもらい、LINEでやり取りを行えるようにしておきましょう。

また、携帯の番号さえわかれば、患者さんの携帯にSMS（ショートメッセージ）を送ることができます。メールよりも返信率が高いので、予約前日のリマインドや、再診の連絡などに活用していきましょう。

主訴や既往歴

患者さんの施術を行ううえで、一番お聞きしたい部分ですね。人体のイラストを掲載して、痛みや不調が出ている部分に〇をつけてもらうのが一般的です。

また、

・いつから痛み（不調）が出てきたのか？
・どんな時に痛み（不調）を強く感じるのか？
・過去に交通事故に会ったことはあるか？
・重い病気を患ったことがあるか？（患っているか）
・いま薬を飲んでいるか？

なども、必要に応じてカルテで聞いておきましょう。

生活習慣に関する項目

体の不調は、日常の生活習慣から引き起こされる場合も少なくありません。

・睡眠時間は何時間くらいか？
・タバコやお酒をたしなんでいるか？
・運動はどのくらいするのか？

この項目をカルテで聞くことで、問診時の会話のキッカケにもなりますので、患者さんの緊張をほぐすための会話がスムーズにいくのです。

注意点としては、カルテ用紙に書いてもらった内容には、必ず問診の会話の中で触れること。カルテ用紙に書いたにもかかわらず、何もそこに触れられないと、患者さんは「あの項目って何のために聞いたの？」と不信感を持つことがあります。

先生としては、できるだけ細かく患者さんのことを知りたいと思うのですが、カルテで聞いた内容に関しては、会話の中でしっかりと触れていきましょう。

過去の受診歴と課題

これまで病院や整体・マッサージ・整骨院・鍼灸にかかったことがあるかをカルテに書いてもらいましょう。

そして、過去に通っていたにも関わらず、いま通っていない理由も合わせて聞くことができれば、リピート率の改善にも役立ちます。

・これまでに通ったことがある場所に、すべてチェックを付けてください。
・上記の場所に通っていた時に、何か不満はありましたか？

という２つの項目をカルテに設けておきましょう。

例えば、「先生があまり話をしっかりと聞いてくれなかった」という課題をカルテで引き出すことができたら、問診時にしっかり話を聞くことで、患者に喜んでもらうことができます。

もし、不満をカルテで聞かない時も、他の治療院に通っていたことがある患者さんには、「以前、〇〇に通っていたことがあると思うのですが、今回そちらに行かれなかった理由はありますか？」と、しっかりヒアリングを行い、患者さんの不満を聞き出すことが大切です。

来院の経緯

患者さんがどのような経緯であなたの整体院や整骨院を知ったのか？そして、他の院と比較した結果として、予約の電話を入れてくれた「決め手」は何なのか？を、必ずカルテで聞くようにしましょう。

項目としては、

・当院を知ったキッカケはなんですか？（HP・チラシ・紹介・口コミサイト・・・）
・検索したサイトは何ですか？（Google・Yahoo！・Instagram・その他）
・検索したキーワードを教えてください
・当院にご予約いただいた「決め手」はなんですか？

この4項目については、カルテで書いてもらうようにしましょう。

中には「空欄」のままカルテを提出いただく患者さんもいると思うのですが、問診時に空欄になっている部分を埋める質問を必ずしていきましょう。

来院のキッカケを知ることで、１人あたりの集客コストを計測することができるので、いまのまま広告費を増やせばもっと集客と売上がアップするのか、反応が悪いから別の広告媒体を試した方がいいか、などがわかります。

また、検索したサイトを知ることで、PPC広告をGoogleで出せばいいのか、Yahoo！でも出した方がいいか、がわかります。

また、キーワードを知ることで、どんなキーワードにPPC広告を掛けたらいいか、どんなページを作ればいいか、が見えてきます。

さらに、予約の決め手を知ることで、ページのどこを改善したらいいか、どのようなコンテンツをページの中で目立たせればいいか、がわかるのです。

カルテ用紙で確認した内容は顧客管理システムに登録しておけば、さらに業務の効率化につながります！

【参考】売上の分析も自動でできちゃう顧客管理・予約システムはこちら↓

まとめ

さて、いかがでしたでしょうか？

今回は、整体院や整骨院のカルテ用紙で、どのような内容を患者さんに聞けばいいのかを、５つの要素にまとめてお伝えさせていただきました。

もちろん、ご紹介した内容以外にも、施術に必要な要素があればカルテ用紙に盛り込んでいきましょう。

大切なことは、施術に必要な項目を「過不足なく」カルテで聞くこと。そして、集客や経営の改善に必要な要素をしっかりと書いてもらうことです。

前に勤めていた整体院・整骨院で使っていたカルテを、独立した今もそのまま使っている・・・という先生が多いと思うのですが、これをキッカケにカルテ用紙の改善をしてみてくださいね！

顧客カルテの前にもっと新規集客を増やしたい先生には集客できるHP制作システム「セルフル」も合わせてどうぞ↓