整骨院の経営には電子カルテの導入がおすすめ！メリットとデメリット

整骨院の経営において、カルテは重要な役割を担っています。効果的な施術を行い、集客や経営を安定化させたいと考えている経営者は、データや数値から直感的に課題と目標を把握できる電子カルテの導入がおすすめです。

そこで当記事では、整骨院におけるカルテの必要性と電子カルテを導入するメリット・デメリットについて解説します。また、電子カルテに関連する専用システムの特徴や事例についても紹介しているため、電子カルテの導入を検討している整骨院経営者は、ぜひ参考にしてください。

整骨院におけるカルテの必要性とは？

整骨院におけるカルテは、「施術録」のことです。整骨院は、国家資格である柔道整復師の免許があれば開業でき、健康保険に基づく施術も行えます。

保険施術を行う整骨院は、カルテの記入が義務付けられており、病院などの診療録と同様、月末のレセプト（療養費を申請する書類）を発行するときに必要となります。

カルテの記入は、患者さんの症状の変化や推移を確認する目的以外に、患者さんの施術証明や不正を疑われたときの法的正当性の証明という目的もあります。

整骨院では、損傷部位や通院日数を水増しして請求するという事例があり、不正請求が問題となっています。

一部施設の不正請求が原因で、正当な経営を行っている整骨院も疑われることがあるため、適切な施術を行っていることを証明する意味でも、カルテは必要です。

カルテの保存期間

整骨院におけるカルテ保管義務の期間は、5年間です。転帰（治癒・中止・転医）があったときが基点となります。負傷箇所が数箇所あった場合は、最後に転帰が付いた日からカウントします。

5年間もカルテを保管する理由は、保険者や患者さんからの問い合わせがあったときに正しい情報を開示するためです。

施術終了後、しばらくしてから患者さんが再来するケースや施術証明を請求されるケースも多くあります。カルテがないことが原因で提出できなければ、患者さんの整骨院に対する信頼を失いかねません。

仮に、廃業した場合も保存義務は継続されるため、5年間はカルテを破棄せずに保管する必要があります。

カルテに記入する項目

カルテの項目は、記入が必須の保険施術と記入が義務化されていない自費施術で、ヒアリングするべき項目や内容が一部異なります。主なカルテの記入項目は、以下の通りです。

施術に必要な項目がメインですが、「来院の経緯」や「施術経験の有無」「通院歴」など、集客やサービス、経営に繋がる要素もカルテに記すことがあります。

整骨院で電子カルテを導入するメリット・デメリット

ビジネスにおいて、インターネットが欠かせないものとなった昨今、電子カルテを導入して顧客情報を管理する整骨院が増えてきています。

電子カルテには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットもあります。ここでは、整骨院の業務に関わる主なメリットとデメリットについて、詳しく解説します。

●メリット1：症状の変化が把握しやすくなる

電子カルテと紙ベースのカルテとの大きな違いは、素早く必要な情報を取り出せることです。過去の施術歴や症状の変化をスピーディーに把握でき、患者さんに対する施術効果の説明でも説得力を出すことができます。

データベース化された情報は、施術計画や患者さんのアフターフォローでも役立ちます。また、電子カルテを導入することで、スタッフ間だけではなく複数の店舗間での情報共有も容易となり、質の高い施術の提供に繋げることが可能です。

●メリット2：顧客管理がしやすくなりリピーターに繋げられる

整骨院の経営を軌道にのせるためには、新規の患者さんの獲得だけではなく、既存の患者さんの中からリピーターを獲得することが大切です。

カルテは5年間の保管義務がありますが、過去5年分の顧客情報を紙媒体で管理する場合、患者さんの数が増えるほど物理的な保管スペースが必要となります。また、膨大な紙カルテの中から患者さんの情報を探す必要があり、情報の精査も一苦労です。

一方、電子カルテの場合、保管スペースが不要で紛失のリスクもありません。顧客情報をデータ化していれば、検索機能を活用して患者さんの誕生日などのタイミングで、効果的にアプローチすることが可能です。

電子カルテを利用して、既存の患者さんに対する定期的なフォローを行うことで、リピーターの獲得に繋げることができます。

●デメリット1：費用が発生する

電子カルテは、データでのやり取りが基本となるため、専用システムや専用端末の導入費用といった初期費用が必要です。

また、継続利用の場合、電子カルテの情報を保管するサーバーの利用料など維持費や、更新・メンテナンス料といったランニングコストがかかります。

さらに、電子カルテはシステムの操作が必須です。全員が同じスキルを持つ必要があり、そのための事前研修にも人件費が発生します。

●デメリット2：管理業務が増える

電子カルテは、停電やシステムダウンなどのトラブルや不具合のリスクがあります。業務の核となるシステムがダウンしてしまうと店舗営業に深刻な影響を与えてしまうため、定期的なメンテナンスや管理が必要です。

管理状況によっては、登録・保存された電子カルテのデータを仕分ける必要があり、一定のスキルを必要とする管理業務が増えます。

電子カルテの導入は今後加速する？

政府主導で医療分野の情報化を推進しており、電子カルテは今後さらに普及していくと考えられています。

電子カルテが認可されて間もない2002年は、一般病院全体での普及率は1.3％にとどまっていましたが、2011年には21.9％にまで上昇しました。

そして、セキュリティの向上や利便性の高さにより、2019年には普及率が40％を超えています。大規模病院を中心に整備が進んでおり、電子カルテの普及率は年々高まっているといえます。

（出典：厚生労働省「電子カルテシステム等の普及状況の推移」/​https://www.mhlw.go.jp/content/10800000/000482158.pdf）

現状では、電子カルテの導入に消極的な整骨院も少なくありませんが、今後はさらに普及率が高まることが予測されています。

電子カルテの導入に際しては、費用面がネックとなっているケースがありますが、大手メーカーだけではなく、ベンチャー企業が電子カルテの開発を進める動きもあります。

多くの企業が参入することでコスト低下や機能向上といった影響を期待できることから、中・小規模の施設でも電子カルテを導入しやすくなると考えられています。

顧客管理・予約は「COCKPIT」の導入がおすすめ！

「COCKPIT」は、WEB予約管理から顧客管理までを紙に代わってシステムで一括管理できる整骨院向けのツールです。顧客管理を効率化したい整骨院には、「数字の可視化」と「数字の活用」を実現できるCOCKPITの導入をおすすめします。

COCKPITの主な機能には、以下の4つがあります。

これらの機能は、客単価の高い自費診療を重点的に増やしたいと考えている整骨院経営者に、必須です。

COCKPITのWEB予約機能は24時間受付可能で、電話予約や来店時の予約を管理するWEB予約台帳と連携できます。そのため、無駄な空き時間や予約の重複などの心配がありません。

顧客管理機能では、患者さんの施術内容や来院状況の一元管理が可能です。誕生日や最終来院日で絞り込み、リストアップできます。

さらに、COCKPITは売上などの数値を分析する機能も備えています。数分の作業で、リピート率や継続率などの計測が可能です。加えて、顧客管理や経営戦略について、最先端のAIがアドバイスを提供する機能も備わっています。

経営している整骨院の現状について、正確に分析してリピート率の向上や売上のアップを目指す人は、COCKPITの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

保険施術を取り扱う整骨院では、カルテ記入と5年間のカルテ保管が義務付けられています。自費メニューがメインの整骨院でもカルテを記しておくことで、効果的な顧客管理に役立ちます。

安定的な整骨院経営を行うためには、患者さんに対するフォローが重要です。電子カルテを導入することで顧客管理が行え、数値分析から課題や目標も明確化できます。整骨院経営を安定化するために、電子カルテの導入を検討してみましょう。