整骨院・整体院の予約システム｜ダブルブッキングの回避法

「ネット予約を導入したら、ダブルブッキングが増えてしまった…」そんなお悩みはありませんか？

ホットペッパービューティーやEパークなど、複数の予約システムを活用することで集客の幅が広がる一方、システム間の連携がうまくいかず、患者さんの予約が重なってしまうケースが増えています。

そこで今回は、整骨院・整体院でダブルブッキングを防ぎながら、効率よく予約管理をする方法について解説します。この記事を参考に予約の混乱を防ぎ、スムーズな運営を目指してください。

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なぜ、ダブルブッキングが起こるの？

近年、整骨院・整体院の集客方法として、ホットペッパービューティーやEパーク、当社が提供しているコックピットを始め、しんきゅうコンパス、エキテン予約など、さまざまなネット予約システムの活用が増えています。

集客の幅を広げるために複数の予約サイトを導入する院も多いですが、その一方で「ダブルブッキングが増えた…」と悩む声もよく聞かれます。

とくに、ホットペッパービューティーの「サロンボード」など、一部の予約システムはAPI（外部システムと連携するためのデータ）が公開されていないため、他のシステムとの自動同期ができません。システム間の連携が取れないことが原因で、ダブルブッキングが発生しやすくなっています。

このことから、集客を強化するために複数の予約サイトを導入したいものの、二重予約のリスクを考えて導入をためらう院も少なくありません。しかし、適切な管理方法を導入すれば、ダブルブッキングを防ぎつつ、予約システムを最大限に活用することは可能です。

次に、その具体的な解決策を紹介していきます。

メインとなる予約システムを決めよう

ダブルブッキングを防ぐための第一歩は、「メインとなる予約システムを決める」ことです。現在、整骨院・整体院で活用されている予約システムは、ホットペッパービューティー、Eパーク、しんきゅうコンパス、エキテン、そして自社のホームページなどさまざまですが、それぞれの集客力は院によって異なります。

「どの予約システムが最も多くの予約を獲得しているのか？」を分析し、メインとなるシステムを決めることで、予約管理の軸を作ることができます。まずは、現在の予約状況を確認し、メインのシステムを明確にしましょう。

サブの予約システムは即時予約を避ける

メインとなる予約システムを決めたら、それ以外のサブとなる予約システムは「即時予約完了」にしないことです。

通常、予約システムを利用すると、自動で「予約完了メール」が送られます。しかし、このメールに「予約完了」と記載してしまうと、メインの予約システムとダブルブッキングが発生する可能性があります。

そこで、サブの予約システムでは、以下のような対応を取りましょう。

▼自動メールでは予約受付のみの内容にし、手動確認を行う

＜例＞
予約を受け付けました。
最終確認後、確定のご連絡を差し上げます。
今しばらくお待ちください。

システムによっては、予約ボタンの説明文に「予約メールを送信していただいても、予約確定となるわけではありません。最終確認後、予約確定メールを送信させていただきます。」といった記載ができるものもあるので、可能なら設定しておくと良いでしょう。

この方法を取ることで、休みの日や出先で予約システムを確認できない時でも、「朝になったらダブルブッキングしていた…！」という事態を防げます。

即時確定はメインの予約システムのみに限定し、それ以外のシステムは仮予約にして、安全かつ効率的な予約管理を行いましょう。

予約枠を広げて予約の取りこぼしを防ぐ

ポータルサイトなどの予約システムでは、空き枠が少ないと予約が入りにくいという特徴があります。例えば、繁盛している院では「明日の予約はすでに埋まっている」「最短で予約できるのは1週間後」という状況になることも多々あるでしょう。

しかし、患者さんの多くは「今日・明日・明後日」など、できるだけ早く施術を受けたいと考えています。

そのため、ネット予約の最大化を狙うなら、直近3〜4日分の予約枠を確保することが重要です。

できるだけ直近の空き枠を作り、既存の予約と調整しながら、新規患者が入りやすい工夫をしてください。

予約数を増やすほど手間も増える

一部の院では、いつでも予約できるようシステム上で全枠を開放し、予約が入った後に手動で調整する方法を取っている院もあります。これは、最もネット予約数を最大化できる方法です。

ただし、予約枠を最大化すると、その分手動での調整作業も増えます。予約の管理に時間がかかりすぎてしまうと、本業に支障が出る可能性もあるため、自院の集客状況を見ながらバランスを取ることが大切です。

ダブルブッキングは経営にも患者さんにも影響大！

ダブルブッキングは、治療院を一人で経営している先生にとって非常に怖いトラブルです。とくに、既存の患者さんに迷惑をかけてしまうと、不信感を招き、離脱につながるリスクもあります。

このような事態を防ぐためには、予約システムの適切な活用と設定の最適化が欠かせません。しっかりと管理を行い、ダブルブッキングが起こらない仕組みを作ることが、スムーズな院運営につながります。

患者さんに安心して予約してもらえる環境を整え、より良い治療院経営を目指しましょう。

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